Nunca deberíamos de olvidar que las facturas tienen una transcendencia que va más allá del ámbito fiscal, administrativo y contable, pues en sí mismas generan derechos y obligaciones que garantizan las relaciones entre los usuarios y consumidores.
Te contamos los errores que, con carácter general y de manera muy resumida, observamos en el despacho de Gestoría Administrativa para que no te pase:
- Emitir facturas que no sigan una numeración correlativa. A veces se sigue un criterio de numeración en el que se incluyen alguna mención a la fecha a la que corresponde. Este es un error grave, la numeración ha de ser consecutiva, por lo menos en lo que se refiere al periodo anual, y no se puede numerar por series mensuales.
- Emitir facturas que no sigan la concordancia entre su número y la fecha de emisión. Las facturas han de ser correlativas y guardar el orden correspondiente con la fecha de emisión.
- Generar las facturas rectificativas en la misma serie que el resto.
- No poner en la factura el domicilio fiscal, si no el del domicilio de la actividad. En las facturas, tanto expedidas como recibidas, debe figurar siempre el domicilio fiscal comunicado a Hacienda en el modelo 036 (en el caso del autónomo sería su domicilio), independientemente de que, por mayor detalle, se incluya también la dirección del domicilio de la actividad.
- No incluir el domicilio en las facturas simplificadas. Las facturas simplificadas, para tener validez fiscal, deben incluir el NIF y el domicilio del destinatario (además de todos los datos del que la expide). A menudo consta tan solo el NIF. Aunque este motivo no suele ser causa que determine que el gasto no es deducible, el reglamento de facturación indica que ese dato debe figurar.
- No entregar la factura al destinatario en el plazo reglamentario. Las facturas deben expedirse en el momento de realizar la operación, si el destinatario es un particular, y antes del día 16 del mes siguiente si fuera una empresa o autónomo. Una vez expedida, debe remitirse al destinatario en el plazo de un mes.
- No desglosar las cuotas de IVA. La factura ordinaria debe llevar desglosadas las bases, las cuotas y los tipos de IVA aplicados. La simplificada tiene que indicar igualmente el o los tipos de IVA aplicados, aunque no detalle el importe de las cuotas de manera desglosada. Puede indicar adicionalmente la expresión “IVA incluido”.
- Las facturas de suministros deben contener los datos fiscales de la empresa que va a practicar la deducción. En los casos en que el contrato de suministro se mantiene a nombre del propietario, normalmente aparecen sus datos, pero la factura debe incluir a mayores los del inquilino para que éste pueda deducirla como gasto.
- Una cosa es el recibo (la misma palabra lo dice, recibo/recibí de dinero) y otra distinta es la factura. Se tiende a confundir.
- No tener los justificantes de cobro / pago para acreditar la realidad de la operación/transacción.
En general, este tipo de contingencias se suelen dar más en los pequeños empresarios/as, y se acentúan al principio del inicio de la actividad económica, siendo parte de nuestro trabajo asesorar y educar a nuestros clientes en la necesidad del cumplimiento de las formas en cuanto al régimen de facturación y recepción de facturas.
